An organizational admin and management platform​

* Due to confidentiality, designs are presented abstractly and without actual text.

Overview

This product was design to serve an organization that deals with operational projects. The platform is under continuous built over the years, and the organization faced many difficulties in trying to maintain uniformity and proper UX while also keeping at a technology forefront.
The platform serves a diversity of users on a daily basis, and so it required a deep personalization process that will allow various unique personas’ accessibility and work flow optimization.

I stepped into role at a point where the platform needed major scale changes in visibility, usability and in locating the most suitable technological solution for the system’s streamlining and functionality.

Role

End-to-end senior product designer. UX Researcher. UI designer and researcher.

Team

Working side by side with PM, content and engineers.

Mission

Usability, visual and development optimization.

Client

A confidential operational projects organization.

2018-2019

Challenges and complexities

מחקר מורכב, כפי שצויין המוצר עצום בגודלו, יש ריבוי הפרסונות ובכמות היוזרים מגיעה לעשרות אלפים 24/7, דבר שהצריך מחקר בנפחים גדולים על מנת לראות את התמונה המלאה ולאפשר גלילה לפרסונות ועד לפרטים הקטנים.

סקלת משתמשי הקצה, המערכת בחלקה משרתת לצרכי מידע בלבד, חלקה הנוסף משרת לצרכים ניהול אירועים אקטיבים ושינויי מיידע בשטח ו/או ניהול האירוע מרחוק.

מערכת קיימת, נבנתה לפני כמה עשורים וגדלה בצורת תלאים כמענה לצרכים שהתגלו בפעל הזמן אמת, על כן המערכת אינה מגובשת וחווית המשתמש שהייתה קיימת אינה מתחשבת במשתמש אלא בצורך למענה התפעולי עצמו.

שינוי שפת פיתוח, לאחר הבנת הצרכים הארגוניים, בשיתוף פעולה עם ראשי הארגון, בוצע מחקר טכנולוגי מעמיק על מנת להבין איזו שפה לפתח וערך השינוי העצום.

ריבוי מכשירים (דוויסים), היה צורך לספק חוויות משתמש שונות על מכשירים שונים; דסקטופ ריספונסיב, לפטופ, ניידים ואף רשת מסכי ענק המאפשרים שליטה רחבה על פעילות.

Huge research

The research

בארגונים מורכבים שכאלו שאינם מיועדים למטרות כלכליו, לעיתים נשכח הצורך בדיוק והבנת המטרות. כחלק מהמחקר והייעוץ פעלתי לצורך דיוק זה, פגישות עם מנהלי הפרוייקט, מנהלי הארגון, מנהלי יחידות המשנה ואף שמעתי ממשתמשי קצה את הרצונות שלהם. 

מפגשים אלו העלו גיבוש יעדים שחשובים מאוד למעצב מוצר כמטרה גדולה שנזכרת בביצוע כל העיצובים הגדולים והקטנים בהמשך, כמו כן, זה חשוב במידה רבה לתאום צפיות בין ראשי הארגון, מנהלי הפרודקט, הפיתוח וכמובן מעצב הפרודקט

 

בשל גודל הפרוייקט והמוצר הובן שיש צורך בלמידת הארגון קודם ללמידת המוצר, נעשה מחקר בתוך הארגון עם נוכחות רבה מצידי.

למידת המוצר הקיים הייתה מורכבת בשל חוסר הקוהרנטיות שבו, לא היה מתווה ברור אחד ומתודה ברורה של החווית משתמש, המוצר הכיל בתוכו מעין טלאים של קומפוננטות נפרדות ששירתו כל משתמש קצה בצורה נקודתית. 

על כן נלמד כל חלק בנפרד עם מחקר המשתמשים בכל מקום, על אף הנפח העצום, הצלחתי בזמן קצר למפות את המערכת ושימושה.

Conclusions

ישנו חוסר אחידות בכל המערכת, חווית המשתמש אינה מובנת למשתמשים, ביצוע התהליך של מתשמש היא מתוך הדרכה שנעשתה בארגון ולא מתהליך מובן של הממשק. המשתמשים אינם מסוגלים להתמצא ולהבצע תהליכים באיזורים בממשק שאינם שלהם ואינם חלק מההדרכה שעברו.

משתמשים נאלצים להשתמש שתקשורת שמחוץ למערכת, כגון מובייל ומיילים, על מנת להעביר מסר, הסבר, פעולה למשתמשים אחרים. בחלק מהמקרים בשל אי יכולת של המערכת ובחלק בשל אי יכולת התמצאות של המשמש לקיום הצורך.

המערכת לוקה בחוסר ארגון והיררכיות במסכים עצמם ובקומפוננטות בפרט.

Ideas and solutions

UX wise

  • האחדת מבנה התהליכים של חוויות המשתמש השונות תוך חזרה על מתודות ברורות לאורך המערכת. 
  • פישוט תהליכים מורכבים במעטפת המערכת, במסכים ובקומפוננטות.
  • תפריט המאפשר דינמיות תוכנית לפי משתמש והרשאות
  • יצירת היררכיות ברורות בכל מסך
  • פישוט מבנה המערכת כולה, עריכה ומיפוי מחדש.
  • לספק למשתמשים אפשרות לתקשר את המסרים, הצרכים והמשימות, בינהם וכל אחד לעצמו. 

UI wise

  • הפרדה צבעונית, אך מגובשת, לקטגוריות 
  • שימוש בעד 3 פונטים ומספר גדלים מצומצם
  • איחוד עיצוב מגובש ושווה לאורך כל המערכת.
  • אייקונים מאותה משפחה וברורים במשמעותם

Setting up and managing an operatio

A small area in the product

* Due to confidentiality, the designs will be presented in an abstract form and without the texts that actually appear.

Overview

אזור זה של המערכת הינו מהותי ובשימוש יומיומי של מפקדים לצורך תכנון, הקמה וניהול מבצע ומשימות. מבצע, המחולק למשימות, מתנהל מספר ימים ודורש ניהול כוחות; פריסתם בשטח, הלנתם והאכלתם, בדיקת נוכחותם וזמינותם. המסך הקיים על פעולותיו, אינו משרת את המטרה וכבאיזורים רבים אחרים במערכת, צריך המשתמש לבצע פעולות מחוץ למערכת; מיילים, הודעות, שיחות ואפילו תזכורות לעצמו על ידי אפליקציות ואמצעים חיצוניים. הרבה מהפעולות דורשות מספר הקלקות ואף לפעמים מעבר למסכים אחרים או טאבים, דבר אשר מקשה ומאט את העבודה. חוסר היררכיות ונושא מוביל באזור זה לקה בחסר גם כן. למשתמש אין יכולת לראות את התמונה המלאה של המבצע, המספרים והצרכים. חלק זה נחוץ לכל פיקוד על מנת ליישם מהלכים ולארגן צרכים לפני ובזמן המבצע.
ממשק ישן

תהליכי חשיבה ופתרונות

נסיון להתבסס על הקיים

תחילה היה נסיון לבדוק את המתודה הקיימת המבוססת על רשימה טבלאית של המשימות אשר מרכיבות את המבצע. זאת כדי להיות זהיר בשינוי מהיר ומוחלט של הקיים, תוך ניסיון התחשבות במנטל מודל של היוזר, המערכת קיימת כבר עשרות שנים ועל כן במקומות שניתן הייתה התחשבות בכך.

על כן, המשיך המחקר בעזרת הוואיירים הראשונים, אשל הוליד את ההבנה המיידית כי המערכת כה מאולצת שהמשתמש הממוצע אינו נשען על הרגלים וצריך כל פעם מחדש למצא עצמו בתוך המערכת וכי הם משתמשים בפורמט זה בעיקר כרשימה ובדיקות מלאי, כל השאר נעשה מחוץ למערכת.

ציר זמן

כך הוחלפה הרשימה/טבלה בקו מוביל שונה מהקיים, ציר זמן. כפי שצויין, מבצע נערך מספר ימים, ימים אלו מתחלקים למשימות ומקטעי זמן המכילים כוחות ואמצעים.

ציר הזמן נבחן במספר אופנים המשך הוואיירים שנעשו היו על בסיס סוג של לוח שנה, בדומה לגוגל קלנדר אשר מאפשר צפיה בצורה של לוח-זמנים/שבוע/חודש/יום.

Ideas and solutions

לאחר מספר סקיצות נוספת של זמנים, נראה כי גאנט יכול להכיל הכל בצורה נהירה וברורה, מתאפשר מבט על, וכניסה להמשימות קלה, נגישה עם אפשרות ניהול והוספה.
  • פתיחת משימה נעשית על ידי גרירה של העכבר על שעות ביום אותו מתכננים.
  • ניתן להגדיל ולהקטין, למשוך ולהזיז את המשימה לכל מקום של ימים המשימה המוגדרים.
  • כל משימה מכילה הגדרות שניתן לקבוע בו במקום ובמהירות על ידי פלייאואט עם שלושה טאבים המכילים את כל המידע שצריך.
  • לכל משימה ניתן להגדיר צבעוניות מתוך רשימה.
  • לצד הגנט, יש טבלה מסכמת של הסד״כים, אמצעי הלחימה והלינה.
  • המפה בצד מכילה את המשימות עם הצבעוניות התאומה המוצגת בגנט, כולל מספר הסד״כ
  • ניהול משימה באופן מיידי על גבי הגאנט וללא יציאה מהמסך.

יישום המוצר

לאחר מספר סקיצות נוספת של זמנים, נראה כי גאנט יכול להכיל הכל בצורה נהירה וברורה, מתאפשר מבט על, וכניסה להמשימות קלה, נגישה עם אפשרות ניהול והוספה.
חלק מהאתגרים במוצר היו גם יישומו ושחרורו; כפי שצויין, מדובר המוצר קיים וגדול, השימוש בו הוא ברמת היומיום וקריטי. על כן שחררנו את המוצר MVP במקטעים עם צוותים שונים לכל מקטע אשר כללות, ראשי צוותים, מפתחים, פיאמים ומאפייני תוכן. גם המקטעים היו מחולקים לפיצ׳רים כמובן, לאלו נעשו הדרכות ותשאולים מרובי משתמשים. הייתה אהדה רבה לכל פיצ׳ר עם פדבקים מעולים.